Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Rapportera, ändra och rekvirera i pågående projekt

Här finns information för dig som har beviljats projektstöd. Om villkoren som gäller, hur du rapporterar och hur du ansöker om utbetalning av stöd eller om förändring i pågående projekt.

När beslut har tagits om projektstöd, är det innehållet i beslutsprotokollet med tillhörande tjänsteutlåtande som anger förutsättningar och villkor för VGR:s stöd till projektet, framför det som angetts i ansökan.  I beslutet anges ett diarienummer som du bör använda i all kommunikation med VGR under projektets gång.

Här hittar du information om:

  • Allmänna villkor för projektstöd
  • Ansökan om förändring i pågående projekt
  • Så ska projekt rapporteras för att beviljat stöd ska betalas ut 
  • Lägesrapportering och delrekvisition minst varje halvår
  • Slutrapportering och slutrekvisition
  • Blanketter för rapportering och rekvisition 

Allmänna villkor för projektstöd

För regionala utvecklingsprojekt som beviljats stöd gäller allmänna villkor. De anger bland annat att större ändringar i projektet inte får göras utan VGR:s godkännande, vilka krav på redovisning som gäller, när stöd kan återkrävas och hur projektägaren ska informera om att VGR är en medfinansiär.

I beslutet kan det också finnas särskilda villkor för projektet.

Allmänna villkor för projektstöd (2021-02-24)

Ansökan om förändring i pågående projekt

Om förutsättningarna för ett projekt som har beviljats stöd av någon anledning ändras, måste du ansöka om förändring. Förändringen måste godkännas av VGR för att gälla.

Den vanligaste förändringen är att:

  • projektperioden behöver förlängas eller ändras.
  • projektbudgeten behöver ändras mellan budgetrader.

Ansök om förändringen genom att skicka e-post till ansvarig handläggare för ditt projekt eller till myndighetsbrevlådan för den nämnd som har fattat beslutet om projektstöd: Myndighetsbrevlådor

Märk ansökan med projektets diarienummer, beskriv och motivera förändringen. Handläggaren meddelar dig via e-post när förändringen godkänts.

Så ska projekt rapporteras för att beviljat stöd ska betalas ut 

Projekt som beviljats stöd från VGR ska skicka in en lägesrapport minst en gång i halvåret. I samband med rapporteringen ansöker projektet också om utbetalning av stöd, genom en så kallad rekvisition. Först när detta underlag kommit in och godkänts av VGR kan projektstöd betalas ut. När projektet är slut ska en slutrapport skickas in inom två månader från projektets slutdatum tillsammans med en slutrekvisition. Du kan läsa mer om vad lägesrapport, slutrapport och rekvisition ska innehålla samt vilka blanketter som ska användas, längre ner på denna sida.

Huvudregeln är att endast kostnader som uppkommer i projektverksamheten godkänns som stödberättigade. Kostnaderna ska:

  • vara nödvändiga för att projektet ska kunna genomföras.
  • ha uppkommit och avse aktiviteter inom den projektperiod som anges i beslutet från VGR.
  • vara bokförda inom projektperioden.
  • vara betalda senast till slutredovisningen av projektet, som ska ske inom två månader från projektets slutdatum.

Lägesrapportering och delrekvisition minst varje halvår  

Minst en gång i halvåret ska du lämna en lägesrapport från projektet på angiven blankett. I samband med lägesrapporten ansöker du om utbetalning av stöd genom att lämna en rekvisition på VGRs rekvisitionsblankett. Lägesrapport och delrekvisition bör skickas in senast en månad efter rapporterad period. Först därefter kan projektstöd betalas ut.

Lägesrapporten ska innehålla en beskrivning av de aktiviteter som genomförts under perioden och om några avvikelser från projektplanen förekommer.

Rekvisitionen ska innehålla en redovisning av bokförda och betalda kostnader. Till rekvisitionen ska du bifoga en projektspecifik huvudbok, eller liknande, så att redovisningen kan stämmas av mot bokföringen. Om det förekommer kostnader i projektet som finansierats med bidrag i annat än pengar, ska en sammanställning med specifikation av dessa kostnader bifogas rekvisitionen.

Om projektet är ett samverkansprojekt med samverkansavtal mellan projektägaren och samverkansparter, ska du bifoga underlag i form av projektspecifik huvudbok från både projektägaren och från samverkansparterna till rekvisitionen.

Vid utbetalning av projektstöd beräknas VGR:s medfinansieringsandel i de flesta fall på offentlig och privat kontant finansiering samt offentligt bidrag i annat än pengar. Det betyder att det belopp som betalas ut baseras på VGRs finansieringsandel av de kostnader som godkänts i rekvisitionen. Beviljat projektstöd anger maximalt projektstöd. 

Du hittar en vägledning om projektekonomi och vilka kostnader som är stödberättigande under rubriken Blanketter längre ner. Den kan hjälpa dig att fylla i rekvisitionen. 

Slutrapportering och slutrekvisition

När projektet är slut ska du göra en slutredovisning inom två månader från projektets slutdatum. Då ska en slutrapport av projektets verksamhet skickas in tillsammans med rekvisitionen. Rapporteringen ska ske på VGR:s blanketter.

Slutrapporten ska innehålla en beskrivning av projektets genomförande, resultat och effekter samt utfallet av projektets indikatorer. Du ska även beskriva resultatet av eventuell utvärdering av projektet som genomförts och hur projektet bidragit till de horisontella kriterierna jämställdhet, integration, miljö/klimat och internationalisering.

Information om vad rekvisitionen ska innehålla beskrivs ovan. 

Blanketter

Här hittar du blanketter för ansökan, rapportering och rekvisition av stöd, samt vägledning om projektekonomi och vilka kostnader som är stödberättigande.


Senast uppdaterad: 2021-03-01 09:21